TimeSheet —
endlich so, wie ich es brauche.

Das Problem mit allen anderen Tools

Als Selbstständiger brauche ich Zeitnachweise für meine Kunden — monatlich, pro Kunde, übersichtlich. Ich habe viele Tools ausprobiert. Das Scheitern kam immer an der gleichen Stelle: dem PDF-Export.

Das erste Problem: Bei Tageseinsätzen möchte ich eine nicht abrechenbare Mittagspause abziehen — aber dennoch nur einen Zeiteintrag pro Tag statt zwei getrennte Blöcke für Vor- und Nachmittag. Die meisten Tools erzwingen entweder zwei Einträge oder kennen keine Pausenlogik überhaupt.

Das zweite Problem: Das Layout. Zu viele Tools haben Zeitnachweise erzeugt, die ich meinem Kunden nicht zumuten wollte — schlechte Typografie, chaotische Tabellen, und regelmäßig zwei Seiten pro Monat, obwohl eine A4-Seite vollkommen ausreicht. Ein Zeitnachweis ist ein Dokument, das einen professionellen Eindruck hinterlassen soll.

Drei Jahre Excel-Makros

Irgendwann habe ich aufgehört zu suchen und das Problem selbst gelöst: eine Excel-Datei mit VBA-Makros. Was als schnelle Lösung gedacht war, ist über drei Jahre zu einem vollständigen System gewachsen — Kundenverwaltung, Projektverwaltung, Stundensätze, automatisch generierte Tabellenblätter pro Kunde und Monat, ein Zeitnachweis-Layout, das genau meinen Vorstellungen entsprach.

Funktioniert hat es. Aber es war Excel. Keine echte Datenbank, kein Browser-Interface, keine einfache Suche. Und VBA-Makros sind kein Code, der sich gut dokumentiert oder weiterentwickelt.

Von Excel-Makros zur Web-App

Als ich Claude Code entdeckt hatte, war die Entscheidung schnell getroffen. Ich habe Claude Code meine Excel-Makros gegeben — den gesamten VBA-Code — und erklärt, wie ich arbeite: wie ich Kunden anlege, wie ich Projekte strukturiere, wie Zeiten erfasst werden sollen. Und vor allem: wie ein Zeitnachweis auszusehen hat.

Daraus ist TimeSheet entstanden. Ich habe keinen einzigen Buchstaben Code selbst getippt. Die gesamte Anwendung — Backend, Datenbank, API, Frontend, PDF-Erzeugung — ist in Zusammenarbeit mit Claude Code entwickelt worden. Vom ersten Commit bis heute.

Der Zeitnachweis — das Herzstück

Das non-negotiable Ziel war: eine A4-Seite pro Monat und Kunde. Professionell. Gut lesbar. Mit allem, was der Kunde braucht.

Das PDF zeigt alle Tage des Monats in einer Tabelle — Wochenenden grau hinterlegt, Arbeitstage klar strukturiert. Pro Tag: Beginn, Ende, Pause, Netto-Stunden, Kommentar. Hat ein Kunde mehrere Projekte im selben Monat, werden die Einträge tagesweise aggregiert — Start des frühesten, Ende des letzten, Pausen aufsummiert. Unten rechts: meine Unterschrift. Oben rechts: Firmendaten und Logo.

Die Mittagspause wird genau so erfasst, wie ich es brauche: als Pausenminuten am einzelnen Zeiteintrag — 30, 45 oder 60 Minuten, direkt abgezogen. Ein Eintrag pro Tag, sauber in der Tabelle, korrekte Netto-Stunden. Keine zwei Einträge, kein Formatierungsproblem.

Was danach noch kam

Sobald das Fundament stand, kamen die Ideen. Dinge, die ich in keinem anderen Tool je gesehen hatte — weil kein anderes Tool auf meinen spezifischen Kontext als Selbstständiger ausgelegt ist.

• Monats-, Jahres- und Kundenstatistiken — wie viele Stunden pro Kunde, pro Projekt, pro Monat. Mit Filtermöglichkeit und Gesamtbeträgen netto und brutto.
• Verpflegungsmehraufwände (VMA) — bisher stundenlange Excel-Arbeit zum Jahresende. Jetzt direkt am Zeiteintrag hinterlegbar. Liste drucken — fertig. Die Steuerberaterin bekommt ihre Übersicht, ich habe keinen Aufwand mehr.
• Steuerhochrechnung — auf Basis der aktuellen Steuerdaten eine grobe jährliche Steuerbelastung als Solo-Selbstständiger. Kein Ersatz für den Steuerberater, aber ein ehrlicher Blick auf das, was vom Umsatz übrig bleibt. Inklusive PDF-Export.
• Feiertagskalender Baden-Württemberg — Feiertage und Schulferien direkt im Zeiterfassungskalender sichtbar, farbig markiert, mit Namen.
• Abrechnung — Monate pro Kunde als abgerechnet markieren. Klare Übersicht, was bereits fakturiert wurde und was noch offen ist.

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